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CONDICIONES PARA REALIZACION EVENTOS La firma electronica de aceptación del presente cotrato, es un requisito INDISPENSABLE 1• RESERVACION DE FECHA : La reservación de fecha tentativa del evento, tendrá validez por 5 días hábiles a partir de la fecha de solicitud. Únicamente se considerara reservada la fecha del evento, luego de haber cancelado el ANTICIPO mínimo requerido 50%, de lo contrario SG estará en todo su derecho de seguir promoviendo la fecha como disponible. 2• CAPACIDAD: Por motivos de SEGURIDAD el área de Deck-Observatorio tiene una capacidad máxima de 80 personas y se permite su uso únicamente para la realización del acto correspondiente (dependiendo del tipo de evento) No se permite, ni se prestará el servicio de alimentación o bebidas en esta área. El área de restaurante al aire libre “Las Terrazas” tiene una capacidad máxima de 80 personas. El área de restaurante dentro de la casa tiene una capacidad máxima de 40 personas. (incluyendo terraza española). El área de “Centro de Convenciones San Gregorio” tiene una capacidad máxima de 300 personas. 3• PARQUEO : San Gregorio cuenta con dos áreas de parqueo. Una frente a la recepción con capacidad máxima para 15 vehiculos, y en el área del Centro de Convenciones SG contamos con parqueo para un máximo de 70 vehiculos. Estos 85 espacios de parqueo se encuentran dentro de nuestras instalaciones, sin embargo como en cualquier lugar de estacionamiento la Administración NO SE HACE RESPONSABLE por ningun daño causado por desastres naturales, terceras personas o cualquier condición externa. Tampoco nos haremos responsables por robo parcial o total de articulos dejados en el interior de los vehiculos. Todo vehiculo se estaciona por cuenta y riesgo del propietario. Los vehiculos excedentes a nuestra capacidad, deberán ser paqueados FUERA de nuestras instalaciones, siendo única y exclusivamente responsabilidad del propietario. La empresa NO SE HACE RESPONSABLE por ninguna clase de daño o robo de los vehiculos estacionados fuera de los límites de la propiedad. 4• UBICACIÓN: El cliente tendrá opción de elegir la ubicación de su evento siempre y cuando se haga con al menos un mes de anticipación, de lo contrario la Administración tomará la decisión según lo considere conveniente. 5• CONDICIONES CLIMATICAS: San Gregorio Hotel & Spa se encuentra en un área campestre, abierta y de condiciones climáticas constantemente variables. La empresa NO SE HACE RESPONSABLE por ninguna clase de eventualidad provocada por esta clase de situaciones fuera de nuestro alcance (lluvia, vientos, calor, frío, tormentas electricas, erupciones volcanicas, etc.). Por este motivo, la ubicación del mobiliario se hará en base a nuestra experiencia. Para cualquier cambio imprevisto, el cliente deberá otorgar tiempo prudencial a la Administración para reubicar a los invitados. 6• GARANTIA DE RESERVACION: Para garantizar la reservación de fecha y uso de instalaciones para el evento, el CLIENTE deberá depositar en la administración del HOTEL la suma de US$. 625.00 para presupuestos mayores de $. 1,250.00, y para presupuestos menores de $.1,250.00, la suma de $. 400.00; bonificables a la cuenta final, los cuales quedarán como gastos administrativos NO REEMBOLSABLES POR NINGUN MOTIVO, en caso que el evento sea cancelado por el cliente. 7• ANTICIPO: El 100% del valor total del presupuesto deberá pagarse en el momento de autorizar el mismo; con un mínimo de quince dias de anticipación a la fecha del evento, y el 10% restante al finalizar el mismo. Así mismo al finalizar el evento el cliente deberá pagar los gastos y consumos adicionales. No se acepta ningún contrato sin el anticipo del 100% requerido. 8• DAÑOS Y PERJUICIOS: El cliente se hace responsable por cualquier clase de daño ocasionado al mobiliario, equipo, instalaciones físicas ó personal de San Gregorio Hotel & Spa, causados por personal externo a SG tales como músicos, personal de apoyo, proveedores o invitados a su recepción. Para tal efecto el cliente debera estar de acuerdo en dejar un voucher firmado como garantia. San Gregorio se reserva el derecho de solicitar el retiro de nuestras instalaciones, de cualquier persona que se comporte en forma indebida, irresponsable ó intimidante ante el resto de invitados o personal de la empresa.
9• NIÑOS : San Gregorio Hotel & Spa fue diseñado en una topografia irregular procurando un ambiente de tranquilidad y relajación para sus visitantes ADULTOS. Nuestras instalaciones NO están preparadas para recibir niños En el caso el cliente desee traer niños deberá informarlo en forma anticipada a la Administración y solamente serán aceptados en cantidad limitada , bajo completa y permanente supervisión de sus padres o encargados. Al igual que el inciso anterior, cualquier daño causado por irresponsabilidad o mal comportamiento será cobrado al cliente además de solicitar la salida inmediata de nuestras instalaciones.
10• FUMADORES : San Gregorio Hotel & Spa fue diseñado procurando un ambiente de bienestar personal para sus visitantes libre de humo de cigarrillo en áreas comunes, Solamente se permite fumar en áreas especificamente designadas y señalizadas para este efecto. El cliente se compromete a respetar el espacio común y el derecho de la mayoria no fumadora. Segun Decreto 74-2008 del Congreso de la República de Guatemala, no se podrá fumar en lugares públicos cerrados, oficinas, cualquier medio de transporte colectivo. Por tal motivo, queda completamente prohibido fumar en el Centro de Convenciones SG, area de restaurante y vinoteca. 11• AMENIZACION DEL EVENTO: San Gregorio se reserva el derecho de aprobar el conjunto musical que amenizará el evento, así como de establecer el horario y volumen máximo de la música, por lo que deberá tomar nota de las restricciones para cada área: Casa Principal, Terrazas al Aire Libre: En estas áreas únicamente puede contarse con música de fondo a bajo volumen, hasta las 22:00 horas y a un maximo de 80 decibeles de volumen (segun la legislacion Municipal vigente de conformidad con el artículo 253 de la Constitución Política de la República de Guatemala, el Acuerdo COM-2-2012 ). Área de Centro de Convenciones San Gregorio: En esta área puede contarse con música en vivo a un volumen moderado, hasta la 1:00 Hrs. como máximo y a un maximo de 100 decibeles de volumen (segun la legislacion Municipal vigente de conformidad con el artículo 253 de la Constitución Política de la República de Guatemala, el Acuerdo COM-2-2012 ). En caso de que un inspector Municipal se presente a hacer la verificacion y el volumen exceda de esta medida, el cliente sera el unico responsable de cancelar la multa impuesta por no respetar la normativa vigente. Si el día del evento no se acata lo anterior o se presenta un conjunto no autorizado la Administración no permitirá su ingreso, o bien solicitará su retiro inmediato de las instalaciones del mismo, sin asumir ninguna responsabilidad. Si el cliente desea instalar tarima o cualquier otro tipo de mobiliario y/o accesorio para el conjunto musical debera informarlo por anticipado a la Administración para realizar una evaluación si es factible su instalacion o no. Esto se hace por motivos de seguridad y movilidad dentro del salon, ya que en caso de alguna emergencia San Gregorio Hotel & Spa debe garantizar la fluidez en la evacuación del area en un tiempo prudencial. Si la Amdinistración de SG considera que la instalación de dicho mobiliario y/o accesorio constituye un riesgo para los invitados e infraestructura fisica, nos reservamos el derecho de prohibirla ó solicitar la reubicación dentro del area designada, sin responsabilidad alguna. 12• DURACION DEL EVENTO : La duración del evento es LIMITADA a 5 HORAS , las horas excedentes (autorizadas con anticipación) serán facturadas, además del consumo no incluido en el presupuesto original. En el caso que el cliente desee extender el tiempo de su celebracion tendra un costo de $170 POR HORA , bajo el concepto de alquiler de instalaciones pagaderos exclusivamente a San Gregorio Hotel & Spa. ADICIONALEMENTE el cliente tendra que negociar directamente el pago bajo este concepto con sus otros proveedores (servicio de meseros, musica, o cualquier otro proveedor que este prestando sus servicios durante el evento). En el caso en que San Gregorio Hotel & Spa haya cumplido con el tiempo estipulado para la realizacion del evento, pero algunas personas deseen en continuar la celebracion en otras areas del negocio, deberan acatar los HORARIOS REGULARES DE ATENCION en estas areas, o proceder a hacer el pago de horas adicionales como ha sido descrito anteriormente $170 POR HORA. La atención en el area de restaurante y vinoteca es hasta las 11pm. Despues de esta hora, la prestacion de servicios en cualquiera de estas dos areas seran consideradas como HORAS ADICIONALES y deberan ser canceladas en forma inmediata por la personas presentes. De lo contrario seran invitados a retirarse de las instalaciones y continuar la celebracion en otro lugar. Cualquier consumo adicional en alimentos, bebidas o cualquier otro concepto debera ser cancelado al momento de ser solicitado. San Gregorio Hotel & Spa bajo ningun motivo o circunstancia ofrece la opción de credito u opción de post pago a invitados de eventos. En el caso de personas hospedadas en el Hotel deberan mostrar su llave de la habiracion y podran firmar el detalle de la cuenta, la cual sera cargada inmediatamente a la tarjeta de credito que fue troquelada y firmada durante su proceso de ckeck-in, ya que tampoco se ofrece la opción de pago posterior en esta clase de servicios. 13• SUSPENSIÓN DEL EVENTO: San Gregorio no se responsabiliza por el incumplimiento de este contrato, cuando el evento no pueda ser realizado por casos fortuitos o de fuerza mayor, como terremoto, incendio, huelgas, alborotos populares, desastres naturales, tormentas, etc. Si la realización del evento se suspende por razón de incumplimiento de EL CLIENTE o por suspenderse el evento de la antelación estipulada adelante, este perderá el anticipo a favor de San Gregorio por perjuicio causado de reserva del espacio. 14• PRECIOS DEFINITIVOS: Los precios definitivos de los servicios serán actualizados por el San Gregorio Hotel & Spa 15 días antes de realizar el evento debido a la inestabilidad de las condiciones económicas actuales. 15• DEVOLUCIONES DE ANTICIPO: El anticipo del 100% estipulado en el inciso 3 de este presupuesto o cualquier monto pagado en concepto de anticipo de este presupuesto, únicamente será devuelto en caso que el evento sea cancelado en forma escrita por el CLIENTE cinco días después de efectuado el pago, siempre y cuando este plazo se encuentre tres meses antes de la fecha reservado para el evento. Expresamente acepta el contratante, que en el caso de no dar este aviso con la antelación establecida y cinco días después de hecho el pago del anticipo, el mismo quedará a favor de San Gregorio Hotel & Spa como gasto de compensación, reparación, daños y perjuicios causados por el incumplimiento del Contrato. Así mismo el cliente acepta que la garantía de reservación, estipulada en el inciso 2 de este presupuesto NO SERA REEMBOLSABLE BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA. 16• FALTA DE CONTRATO: En caso que no exista contrato firmado por el CLIENTE, se tomará como base cualquier documento en el cual se compruebe la aceptación del precio y condiciones del mismo (último presupuesto). 17• INCREMENTO DE LA GARANTIA: El CLIENTE al pagar el 90% de los gastos y servicios aproximados del evento a ser suministrado por San Gregorio, deberá indicar el número mínimo de invitados establecido por San Gregorio para cada una de las áreas que garantiza la realización del evento. Únicamente se aceptará incrementar la garantía, con un mínimo de 8 días hábiles de anticipación. Si la asistencia al evento fuera mayor que el mínimo estipulado del área reservada y que previamente haya sido confirmada, se incrementará la garantía y se cobrará la diferencia respectiva. 18• SERVICIO DE DESCORCHE: Al utilizar el servicio de descorche, las botellas de los licores a servir en el evento deberán ser entregados al encargado (a) de eventos del San Gregorio con un mínimo de 24 horas de anticipación, de lunes a jueves en horario de 8:00 a 17:00 Hrs. todas las botellas de licor deberán estar marcadas por parte de EL CLIENTE. San Gregorio únicamente se responsabiliza por el contenido de las botellas que se reciban debidamente selladas, las que serán revisadas por el receptor y las que no lo estén, le serán devueltas AL CLIENTE en el mismo momento, el costo por este concepto será estipulado en el presupuesto presentado al cliente. 19• FORMA DE PAGO: El pago del anticipo del evento, se podrá efectuar por medio de cheque de caja o depósito en cuenta de banco a convenir a nombre de SERVICIOS TURISTICOS VALLE, S.A. (bajo reserva de cobro). San Gregorio se reserva el derecho de solicitar una identificacion oficial al realizar pagos con tarjeta de crédito. No se aceptarán pagos directos mayores a Q10,000 en efectivo ya sea en moneda nacional o extranjera. Si por alguna circunstancia la forma de pago fuera cheque y el mismo es rechazado por el banco, SERVICIOS TURISTICOS VALLE, S.A. cobrara Q.200 por este concepto, además el CLIENTE deberá pagar los gastos administrativos y/o judiciales en los que se incurra para hacer efectivo el pago. 20• EMISION DE FACTURA: EL CLIENTE deberá proporcionar los datos de facturación con un mínimo de 15 días de anticipación a la fecha del evento, en caso contrario la misma será emitida a nombre de la persona signataria del Contrato con NIT consumidor final. La solicitud de cambio de factura a solicitud del cliente, tendra un costo de Q100 por gastos administrativos. 21• ALIMENTOS: Para garantizar la calidad y el consumo adecuado de los productos, NO SE ENTREGARAN LOS ALIMENTOS SOBRANTES AL FINALIZAR la realización del evento, aun cuando no se haya presente la totalidad de sus invitados. 22• CAMBIO DE FECHA: En caso de que el cliente desea cambiar la fecha del evento estipulada en el contrato, se le realizará el CARGO ADICIONAL de Q.800 por motivo de gastos administrativos. Además, el cambio de la fecha correspondiente siempre está sujeto a la disponibilidad. 23• OTROS PROVEEDORES: Los servicios que el CLIENTE contrate con terceras personas deberán ser informadas con anticipación a la Administracion de SG, además sujetarse a las normas, horarios y espacios que la Administración de San Gregorio Hotel & Spa indique. Cualquier daño ocacionado durante el transporte, instalacion, montaje o desmontaje del equipo o accesorios solicitados a proveedores externos, sera considerado bajo el punto No. 8 de DAÑOS Y PERJUICIOS y cobrados INMEDIATAMENTE al precio actual de mercado incluyendo otros costos indirectos o indirectos que la empresa considere necesarios para la restitucion del daño efectuado. San Gregorio Hotel & Spa NO SE HACE RESPONSABLE por ninguna clase de eventualidad provocada por falta de coordinación, negligencia ó desidia incurrida por la contratación de proveedores que no tengan la capacidad necesaria para desarrollar adecuadamente su evento. En el caso que se presentara la situación, el personal de San Gregorio Hotel & Spa podrá colaborar en actividades que han sido sub-contratadas, bajo el PAGO ADICIONAL POR HORA de servicios $170 POR HORA, únicamente cuando sean previamente autorizados por la Aministración, la planificacion interna lo permita y las condiciones climaticas sean favorables para realizarlo. En el caso de la contratación de empresas para amenizar su evento, el proveedor seleccionado debera traer TODOS los accesorios, conectores y componentes necesarios para prestar el servicio para el cual ha sido contratado. San Gregorio hotel & Spa NO SE HACE RESPONSABLE de proporcionar ninguna clase de accesorio que el proveedor haya olvidado, el cual no haya sido requerido y negociado su alquiler con anticipación. 24• OBSERVANCIA DE LA LEY: EL CLIENTE se compromete a cumplir con la normativa legal vigente que regule la celebración de eventos, así como el consumo y expendio de bebidas alcohólicas fermentadas, quedando desde ya sujeto a las restricciones establecidas para el efecto. San Gregorio Hotel & Spa es una empresa PRIVADA, operada independiente por la empresa Servicios Turisticos Valle, S.A. sin ninguna clase de afiliación con otras empresas del gremio, por lo que como PROPIEDAD PRIVADA, ejercerá su derecho de ingreso y permanencia dentro de nuestras instalaciones a cualquier persona que no acate las reglas de respeto mutuo y convivencia social. Cualquier persona que se comporte de manera inmoral, irracional, intimidante, desonesta, abusiva, bajo efectos de excesivo consumo de bebidas acoholicas o subtancias prohibidas, que ponga en riesgo la integridad de los bienes de la empresa, a cualquiera de los colaboradores u otros visitantes, será expulsado de nuestras instalaciones sin responsabilidad alguna, reservándonos el derecho de llamar a las autoridades competentes, para denunciar el hecho. -----------------------------------------------------------------
CONFIRMACION DE ACEPTACION DE CONTRATO La firma electronica de aceptación del presente cotrato, es un requisito INDISPENSABLE Confirmo que he leido completamente el presente documento y accedo sin ninguna clase de limitacion a respetar cada uno de los 24 puntos descritos durante la prestacion del servicio contratado con la empresa Servicios Turisticos Valle, S.A. Como constancia de este acuerdo comercial, a continuacion expongo mi informacion personal:
Si tiene alguna duda sobre alguno de los puntos descritos anteriormente, Km. 29.5 de la Carretera a Santa Elena Barillas (502) 6641-9077 Envíenos un email a: |
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Queda prohibido el ingreso de comidas o bebidas a nuestras instalaciones 
No se permite el ingreso de ningún tipo de mascota 
Queda COMPLETAMENTE PROHIBIDO el ingreso de armas de fuego